您是否也面临这些档案管理挑战？
打破传统管理瓶颈，告别繁琐与低效
档案利用难
档案查找耗时，如同大海捞针；跨部门审批流程长、效率低；纸质档案异地借阅更是困难重重。
档案安全难保障
机密文件容易泄露；实体文件容易受潮受损或丢失；一旦出现事故，难以追溯定责。
管理工作繁琐
各部门档案收集困难；随着档案数量日益庞大，鉴定工作困难；统计、盘点工作量大且极易出错。
实体管控盲区
电子档案与实体档案脱节；实体档案存放在哪个库房、哪一排货架不清晰；盘点时费时费力。
核心业务模型
电子与实体档案
电子与实体档案
全生命周期一体化管理
从收集、整理到存档全流程管理，支持纸质档案与电子档案的混合存放。无缝融入企业质量数字化平台，让档案流转更高效、更合规。
-
两种档案组织方式
支持“按件”和“按卷”两种组织模式。完美适配档案夹（支持档案盒）与案卷（支持案卷盒、硬皮/软皮案卷、案卷袋）。
-
预归档与无缝移交
业务部门在“预归档区”完成立卷、著录与脱敏，通过审批流一键移交至正式档案库，自动生成档号。
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实体与电子混合存放
不仅管理电子文件，更能定义实体库房、货架与载体。系统台账自动关联实体存放位置，查找一目了然。
档案流转业务模型
📥
预归档区 (收集与整理)
批量上传 / 扫描录入 / 自动OCR / 属性著录
🔀
档案移交 (审批与清册)
病毒检查 / 自定义审批流程 / 生成清册
💻 电子档案库
在线预览 / 全文检索
📦 实体库房
载体上架 / 库房定位
♻️
日常利用与最终处置
借阅续借 / 鉴定销毁 / 数字化挂接
全方位覆盖档案管理场景
从极速查找到安全管控，从实体上架到到期销毁，一站式解决
极速检索与在线预览
告别大海捞针，让档案触手可及。支持多条件组合搜索、全文检索，上百种格式免下载直接预览。
- ✓ 支持 Word/Excel/PPT/CAD/音视频等在线预览
- ✓ 支持脱敏加工，可隐藏合同金额等敏感信息
- ✓ 普通员工可自主发起借阅，支持续借与预约
🔍 搜索档案名称、内容或标签...
📄 2023年度质量体系审核报告.pdf 在线预览
📄 供应商资质评估表.xlsx 借阅审批中
📄 产品研发图纸_v2.0.dwg 已归档
精细粒度安全防泄密
多手段管控档案，实现系统内操作安全，防止机密档案外泄，满足审计合规要求。
- ✓ 6层管理角色 + 7级查看权限精细化管控
- ✓ 安全水印、防截屏、下载与外发管控
- ✓ 三员分立，全站操作日志可追溯审查
权限配置 (当前角色：普通查看人)
❌ 下载原文件 ✅ 在线预览 ❌ 打印 ✅ 带水印打印
智能监管与鉴定销毁
系统自动监控档案生命周期，主动推送提醒，规范销毁流程，防止过期档案占用资源。
- ✓ 自动提醒借阅到期、协议失效等关键节点
- ✓ 自动汇总“待销毁清单”并支持快捷发起
- ✓ 自定义销毁审批流，系统自动生成清册存档
⚠️ 您有 3 份档案即将到期，需进行鉴定/销毁处理。
📄 2018年度临时合同档案 待销毁
📄 2019年度财务流水凭证 待销毁
成功案例