易度档案管理
遵循国家档案法规,统一管理组织各种电子档案和实体档案,提供档案从收集、整理、归档、利用,到编研、鉴定、销毁的全生命周期管理,确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性,妥善管理组织各种知识资产
成熟产品
10+ 年产品打磨
1000+ 客户成功经验
功能实用,性价比高
特色功能
文档、档案一体化
数据模型自由定义
平台架构,无限扩展
专业服务
成熟的实施流程
全套实施工具,快速实施
需求快速响应,支持定制开发
档案管理的挑战
档案利用难
档案查找耗时
借阅跨部门审批低效
纸质异地难借阅
档案安全难保障
机密文件容易泄露
实体文件易损毁
出现事故难追责
管理工作繁琐
档案收集难
档案数量庞大难鉴定
统计盘点工作量大
档案管理功能模块
覆盖档案从收集到销毁的全生命周期,档案管理井井有条
业务档案一体化
和平台其他应用集成,业务产生的文档,一键归集为档案
符合标准规范的专业档案库
支持全宗和全宗群,适配集团档案管理;
自由定义档案分类,按照日期、密级等多层级分类;
支持多种立卷方式,包括件盒、硬皮/软皮案卷;
定义密级,简化和规范化文档授权;
定义保存期限,方便档案鉴定和销毁;
档案自动编号,归档自动分配编号,确保不重复;
输出各种报表用于打印,包括卷内目录、封面等;
参照法规:
- DA/T 18-1999 《档案著录规则》
- DA/T 71-2018 《纸质档缩微数字一体化技术规范》
- DA/T 69-2018 《纸质归档文件装订规范》
- DA/T 42-2009 《企业档案工作规范》
- DA/T 22-2015 《归档文件整理规则》
- DA/T 13-1994 《档号编制规则》
- DA/T 12-2012 《全宗卷规范》
- GB/T 9705-2008 《文书档案案卷格式》
- GB/T 13967-2008 《全宗单》
- GB/T 15418-2009 《档案分类标引规则》
多渠道高效收集,不漏掉一份档案
开放接口,集成OA、ERP等系统,文件自动归档,企业的档案中台;
档案收集流程,向业务部门下达档案材料收集任务,检查内容,评分辅助考核,推动各个部门的档案归档工作;
档案移交登记,纸质档案移交登记,提供回执。
档案组卷、著录和归档
创建分类和案卷盒,支持多种组卷方式。
移动档案到案卷盒,轻松实现组卷;
禁止修改档案自身的属性和内容,仅仅允许修改归档属性,保证档案的真实性;
自定义著录属性,不同的类型的档案,可以补充定义元数据,著录的时候填写,可用于检索;
归档通过自动生成档号,符合规范不重复;
库房可视化管理
记录库房温度湿度,方便统计监管;
库房可视化管理,模拟现实场景,在线查看各个库房、柜架、柜列档案存放情况;
实体档案可以绑定RFID,方便快速盘点;
轻松检索,安全查阅
标题、编号快速检索,可以实施检索到文件;
“傻瓜化”的全文检索,支持对档案的任意字段和内容做全文检索,简单易用。
属性高级检索,根据档案的属性,做针对性的自动授权整理材料,在预归档区域立卷组卷。
支持图片OCR文字识别,对数字化扫码的文件内容做检索;
只能搜索有权限的文件,至少能够看到标题,才能查阅到该文件;
近百种格式的文件安全查阅,无需下载,自带水印,在线查阅,支持办公文件、多媒体、设计图纸等众多格式,并可以轻松扩展。
档案编研,制作专题,促进档案利用
档案编研,挖掘档案价值,建立档案关系;
编研成果存档,审批通过后发布到编研库;
建立专题页面,提供类似网站的、友好的档案获取界面,
电子和实体档案借阅
自定义多级借阅审批,对于没有权限查看的场景,用户主动借阅。
多种阅读权限,包括在线查看、打印、下载pdf版、下载原始文件等。
限时查看,过期自动收回权限。
支持实体文件的借阅和归还,可统计纸质文件的归还情况。
到期可以申请续借,简化续借审批;
实体文件不在库,支持排队自动预约;
档案鉴定、销毁、移交
鉴定,即将失效的档案,可以定期统一发起鉴定,决定延期还是销毁或者解密;
实体文件到期销毁,经过销毁审批,最终生成销毁清册;
实体文件如果要移交上级档案管理部门,走移交流程,移交完毕,形成移交清册;
强大的协同平台
基于易度协同平台构建,拥有良好的可扩展性
相关业务应用
产品价值
沉淀知识资产
档案高效利用
安全可信存证
成功案例