易度档案管理

遵循国家档案法规,统一管理组织各种电子档案和实体档案,提供档案从收集、整理、归档、利用,到编研、鉴定、销毁的全生命周期管理,确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性,妥善管理组织各种知识资产


成熟产品


10+
年产品打磨

1000+ 客户成功经验

功能实用,性价比高

 


特色功能


文档、档案一体化

数据模型自由定义

平台架构,无限扩展

 


专业服务


成熟的实施流程

全套实施工具,快速实施

需求快速响应,支持定制开发
 

 

档案管理的挑战

 

 

档案利用难

档案查找耗时

借阅跨部门审批低效

纸质异地难借阅

 

档案安全难保障

机密文件容易泄露

实体文件易损毁

出现事故难追责

  

管理工作繁琐

档案收集难

档案数量庞大难鉴定

统计盘点工作量大

 

 

档案管理功能模块

覆盖档案从收集到销毁的全生命周期,档案管理井井有条

 

 

 

业务档案一体化

和平台其他应用集成,业务产生的文档,一键归集为档案

 

符合标准规范的专业档案库


支持全宗和全宗群,适配集团档案管理;


自由定义档案分类,按照日期、密级等多层级分类;


支持多种立卷方式,包括件盒、硬皮/软皮案卷;


定义密级,简化和规范化文档授权;


定义保存期限
,方便档案鉴定和销毁;


档案自动编号,归档自动分配编号,确保不重复;


输出各种报表用于打印,包括卷内目录、封面等;

 

 

参照法规:

  • DA/T 18-1999 《档案著录规则》
  • DA/T 71-2018 《纸质档缩微数字一体化技术规范》
  • DA/T 69-2018 《纸质归档文件装订规范》
  • DA/T 42-2009 《企业档案工作规范》
  • DA/T 22-2015 《归档文件整理规则》
  • DA/T 13-1994 《档号编制规则》
  • DA/T 12-2012 《全宗卷规范》
  • GB/T 9705-2008 《文书档案案卷格式》
  • GB/T 13967-2008 《全宗单》
  • GB/T 15418-2009 《档案分类标引规则》

多渠道高效收集,不漏掉一份档案


开放接口
,集成OA、ERP等系统,文件自动归档,企业的档案中台;


档案收集流程,向业务部门下达档案材料收集任务,检查内容,评分辅助考核,推动各个部门的档案归档工作;


档案移交登记,纸质档案移交登记,提供回执。

 

档案组卷、著录和归档


创建分类和案卷盒,支持多种组卷方式。


移动档案到案卷盒,轻松实现组卷;


禁止修改档案自身的属性和内容,仅仅允许修改归档属性,保证档案的真实性;


自定义著录属性,不同的类型的档案,可以补充定义元数据,著录的时候填写,可用于检索;


归档通过自动生成档号
,符合规范不重复;

 

库房可视化管理

 

记录库房温度湿度,方便统计监管;


库房可视化管理
,模拟现实场景,在线查看各个库房、柜架、柜列档案存放情况;


实体档案可以绑定RFID
,方便快速盘点;

 

轻松检索,安全查阅


标题、编号快速检索
,可以实施检索到文件;


“傻瓜化”的全文检索,支持对档案的任意字段和内容做全文检索,简单易用。


属性高级检索
,根据档案的属性,做针对性的自动授权整理材料,在预归档区域立卷组卷。


支持图片OCR文字识别
,对数字化扫码的文件内容做检索;


只能搜索有权限的文件,至少能够看到标题,才能查阅到该文件;

 
近百种格式的文件安全查阅,无需下载,自带水印,在线查阅,支持办公文件、多媒体、设计图纸等众多格式,并可以轻松扩展。

  


档案编研,制作专题,促进档案利用

 

档案编研,挖掘档案价值,建立档案关系;


编研成果存档,审批通过后发布到编研库;


建立专题页面,提供类似网站的、友好的档案获取界面,

 

电子和实体档案借阅

 

自定义多级借阅审批,对于没有权限查看的场景,用户主动借阅。


多种阅读权限,
包括在线查看、打印、下载pdf版、下载原始文件等。


限时查看,
过期自动收回权限。


支持实体文件的借阅和归还,可统计纸质文件的归还情况。 


到期可以申请续借,简化续借审批;


实体文件不在库,支持排队自动预约;

 

 

档案鉴定、销毁、移交

 

鉴定,即将失效的档案,可以定期统一发起鉴定,决定延期还是销毁或者解密;


实体文件到期销毁,经过销毁审批,最终生成销毁清册;


实体文件如果要移交上级档案管理部门,走移交流程,移交完毕,形成移交清册;

 

强大的协同平台

基于易度协同平台构建,拥有良好的可扩展性

 

云盘

文件存储、共享、协作

完美使用体验

 

工作流

流程高度可配置

丰富文控插件

 

消息

通知可和钉钉、企微、飞书集成

日志永久保存可追溯

 

云应用

PaaS 快速开发,一生万物

按需定制开发

 

安全

全方位守护知识资产

系统级合规保障

 

部署

灵活部署到各种规模的组织

支持高可用

 

 

相关业务应用

业务档案一体化,业务产生的文档,最终自动归档
   
 


合同管理

合同起草、编审、执行

 

项目协同

项目计划管控,文档协同

 

记录管理

记录编写、审批、存证

 

 

产品价值

 

沉淀知识资产

档案高效利用

安全可信存证

  

 

成功案例